Case Study

Hoeve Maedelstede neemt vlucht vooruit met reserveringssoftware

Van heen-en-weer mailen naar één gebruiksvriendelijk platform
1
centraal platform voor reserveringsaanvragen
240+
boekingen per maand
24/7
online selfservice

Over Hoeve Maedelstede

Hoeve Maedelstede is één van de populairste trekpleisters in haar streek. En dat komt met uitdagingen. Zoals terugkerende infoaanvragen bijvoorbeeld. Tot niet zo lang geleden passeerden alle aanvragen rond camping, kamers, caravans en meer via e-mail. De hoeve investeerde dan ook heel wat uren in heen-en-weer mailen. Samen met Hoeve Maedelstede bouwde Ingenix-AI Driven Efficiency een gebruiksvriendelijk platform voor reserveringsaanvragen, inclusief back-office en crm op maat. Inzichtelijk, gericht en efficiënt.

 

“Door met Ingenix samen te werken ontstond het reservatieaanvraagplatform. Hier konden de mensen zelf, heel snel de beschikbaarheid en prijs bekijken. Het resultaat? Wij moesten niet meer zoveel tijd steken in het beantwoorden van dezelfde vragen!” – Margo Morlion & Els Vandewalle, uitbaters Hoeve Maedelstede

 

Over Hoeve Maedelstede

Hoeve Maedelstede in Lo-Reninge is een actieve vakantieboerderij in het hart van de Westhoek, waar “mensen blij maken” het motto is. Bezoekers kamperen er, logeren in de hoeve of overnachten in een van de gerenoveerde retro-caravans, terwijl kinderen een dag vol dieren, speelplezier en een ritje met de Maedelstede-mobiel beleven. Ook voor verjaardagsfeestjes en schoolreizen kunnen mensen er terecht. Al die verschillende verblijfs- en activiteitsvormen brengen heel wat reserveringsaanvragen met zich mee. Om die stroom goed te capteren zonder aan gastbeleving in te boeten, had de familiale hoeve nood aan een efficiënt, overzichtelijk systeem.

De uitdaging

Gebrek aan tijd

De hoeve wil gasten zo goed mogelijk van dienst zijn. Dat betekent ook online, wanneer ze vragen hebben rond boekingen. Het team beantwoordt vragen dan ook met plezier.

Toch merkte Hoeve Maedelstede dat heel wat binnenkomende vragen dikwijls terugkwamen. Vragen als “Hoeveel kost een verblijf bij jullie?”, “Wanneer heb je nog een plekje vrij voor 2 of 3 nachten in een retrocaravan?”, “Kunnen we dit weekend nog komen kamperen?”, of, “Wanneer is de schuur nog vrij volgend voorjaar?”.

 

 

Dat ging uiteraard gepaard met heen-en-weer mailen rond bijkomende informatie. Daar waar de hoeve de mensen pas een correct antwoord kon bieden eens ze over alle nodige informatie beschikte. De situatie creëerde risico’s op fouten en zorgde voor een langere dan gewenste wachttijd per antwoord.

Standaard boekingsplatformen niet compatibel

Een ander probleem was dat de bestaande opties voor een boekingsplatform niet compatibel waren met de verschillende verblijfsmogelijkheden bij Hoeve Maedelstede. De enige optie was om samen te werken met een partner die een softwareoplossing op maat kon ontwerpen.

De oplossing

Visuele reserveringsaanvraagtool met eigen backoffice

Samen met Hoeve Maedelstede bouwde Ingenix-AI Driven Efficiency een reserveringsaanvraagplatform die rechtstreeks vanaf de website te bereiken is. Gasten kiezen hun verblijfsvorm, geven het aantal personen en de periode in en zien meteen de beschikbaarheid en de prijs. Achterliggend krijgt de hoeve een overzichtelijke backoffice, een soort CRM, waarin elke aanvraag samenkomt en kan worden opgevolgd.

Ook uren vrij spelen voor meer volume of kwaliteit?

Onze aanpak

Transparant partnerschap en heldere communicatie.

01

Analyseren

We onderzochten welke efficiëntieoplossingen het nauwst aansloten bij de specifieke uitdagingen van Hoeve Maedelstede.

02

Implementeren

Het volledige traject, van analyse naar oplevering verliep gestructureerd.

03

Proactief ondersteunen

We blijven Hoeve Maedelstede ondersteunen bij verdere aanpassingen en uitbreidingen.

Resultaten

Overzicht in boekingen

Meer overzicht over alle boekingen dankzij filtermogelijkheden in de zoekfunctie. Zo kan Hoeve Maedelstede aanvragen makkelijker terugvinden.

Minder tijd naar herhalend werk

Doordat mensen zelf via het platform op eender welk moment beschikbaarheden konden opvragen en aanvragen konden inzenden, moest de hoeve minder tijd steken in het beantwoorden van dezelfde vragen.

Meer tijd om gasten van dienst te zijn

Door de efficiëntie-ingreep heeft Hoeve Maedelstede nu meer tijd om de mensen ter plaatse van dienst te zijn.

Het was niet makkelijk om al onze verblijfsmogelijkheden te verwerken in 1 overzichtelijk en gebruiksvriendelijk platform, maar Ingenix is erin geslaagd! We zijn heel tevreden en zouden niet meer zonder kunnen!
Margo Morlion & Els Vandewalle
Uitbaters Hoeve Maedelstede
Ook tijd besparen?

Lees andere case studies

Ontdek hoe we andere bedrijven hebben geholpen met digitale transformatie.

Wil jij ook tijd winnen en je processen vereenvoudigen?

Ontdek hoe Ingenix jouw bedrijf helpt groeien met slimme integraties en automatisatie.

Neem contact op
Privacy Settings
We use cookies to enhance your experience while using our website. If you are using our Services via a browser you can restrict, block or remove cookies through your web browser settings. We also use content and scripts from third parties that may use tracking technologies. You can selectively provide your consent below to allow such third party embeds. For complete information about the cookies we use, data we collect and how we process them, please check our Privacy Policy
Youtube
Consent to display content from - Youtube
Vimeo
Consent to display content from - Vimeo
Google Maps
Consent to display content from - Google
Spotify
Consent to display content from - Spotify
Sound Cloud
Consent to display content from - Sound

Ruiseleedsesteenweg 9, 8700 Tielt