In de spiegel kijken vraagt moed. Het breekt je ritme, je routine. Je neemt even afstand en staat stil bij ‘hoe gaat het nu met ons?’ ‘Hoe gaat het écht met ons?’ Net zoals je functioneringsgesprekken voert met je medewerkers of je checkt-in bij je gezin, check je in bij je onderneming. Functioneert je onderneming volgens wat ze zichzelf tot doel stelt? In de spiegel kijken vraagt niet alleen moed, het vergt ook tijd. En hoe complexer je omgeving en je werking hoe meer het vraagt. Maar een kind dat je vraagt naar hoe het ermee gaat, geef je de kans om spanningen los te laten, erover te spreken en je luistert en je luistert supergoed. Want je geeft om dat kind. Goed luisteren betekent horen wat er gezegd wordt en zoeken naar wat er niet gezegd wordt.
Dat is in je onderneming niet anders. Je wil weten hoe het écht gaat met je werking, tot op welk punt je onderneming functioneert. Maar het breekt met je flow, het werk dat nog op de plank ligt, afspraken, klanten waar je naartoe moet, heel je team is hopelijk wel met iets bezig. Processen reviseren is niet minder werken. Het is ook werk, een investering zou een bankier zeggen.
Hoe maak je daar dan werk van? Hoe plaats je het op de agenda? Simpel: open Outlook, ga naar agenda, rechtermuisknop afspraak inplannen. Een afspraak met jezelf dat je er werk van maakt. Je nodigt je operations manager uit, misschien je vennoot, een vertrouweling en je giet het in een plan. Dat plan geeft antwoord op twee vragen. De eerste is hoe zorgen we ervoor dat we regelmatig onze processen onder de loep nemen. En twee: hoe nemen we onze processen juist onder de loep. Elk plan heeft ook een ‘wat levert het op’luikje. Wat levert het op? Blijkbaar heel wat.
Neem nu een lokale ondernemer in de horeca. Horeca, dé sector bij uitstek, waar tijd een schaars goed is. Stel dat die ondernemer met haar organisatie een stroom aan boekingen en informatieaanvragen op dagelijkse basis moet verwerken. Over-en-weer mailen rond onderwerpen die steeds terugkomen. Maar ondertussen draait de onderneming. Er zijn gasten die letterlijk wachten om bediend te worden. En als je de sector een beetje kent, weet je dat het er hard aan toegaat. Klantloyaliteit is fragiel en één slechte review kan je duur komen te staan. Maar op een bepaald moment, had die ondernemer een wake-upcall. Zei, weet je wat, we moeten hier iets aan doen.
Er is heel wat studiewerk gedaan over waarom een probleem eerst lang wrijft voor er actie ondernomen wordt. Best wel interessant. In grote lijnen komt het hierop neer: zolang het draait, draait het. Er wordt niet gezocht naar een oplossing zolang de prestatie boven de lat blijft die men nog aanvaardbaar vindt. Komt er wrijving bij, dan versnelt dat de actiebereidheid niet per se. En wordt er wél naar oplossingen gezocht, dan stopt het zoeken zodra de prestatie licht herstelt, net genoeg om weer verder te kunnen. Alleen zakt die lat dan weer bij elke ronde een beetje lager. Wat ooit ondenkbaar was, is nu eenmaal hoe de wereld werkt. Da’s in een notendop waarom in veel organisatie de koe zelden bij de horens gevat wordt. (Samuelson & Zeckhauser, 1988) (van der Voet, 2022)
En dus, na jaren van lang werken op dezelfde manier. Tijdsdruk, creatief puzzelen en ‘er zit niets anders op’, kwam de ondernemer uit ons eerdere voorbeeld tot een besef: ‘Dit kan efficiënter’. De ondernemer opende Microsoft Outlook, ging naar agenda, rechtermuisknop, afspraak inplannen. Plande een afspraak in met de co-gerante. Ze keken samen, it’s a team effort, naar hun werking en gingen na waar hun tijd allemaal naartoe ging. Daar rolde dan een lijstje uit. ‘Het zou toch niet slecht zijn moesten mensen al beschikbaarheden kunnen zien online’ of ‘het zou toch handig zijn moesten mensen al online hun aanvraag kunnen indienen’ of ‘het zou toch goed zijn moesten we niet altijd ‘tussen de soep en de patatten’ e-mails moeten sturen terwijl gast x zich heeft buitengesloten uit zijn hut’. Plots was er een spraakwaterval aan dingen die allemaal beter konden. Dingen die vandaag tijd kosten, risico’s brengen, druk leggen en frustraties voeden. En als je dan kijkt naar al die jaren waarin zij het toch maar hebben bolgewerkt, zoals het een hardwerkende ondernemer betaamt, als je kijkt naar de tijd en de kansen die ze misten, de risico’s op reputatieschade, incorrecte, onduidelijke of onvolledige antwoorden door tijdsdruk, dan hoef je geen MBA gestudeerd hebben om te zien waar de ROI ligt. Dan is het gewoon doorpakken op wat logisch is.
De ondernemer in kwestie is dan met haar lijst punten naar een efficiëntiepartner gestapt die hen kon helpen om die digitale systemen op te zetten. Omdat zij wel een bepaalde complexiteit hadden op vlak van producten en diensten, boekingsmogelijkheden en dergelijke meer, hadden ze een partner nodig die iets gericht kon bouwen, op maat van hun uitdagingen, volumes en huidig softwarelandschap. Het voordeel van zaken gericht en met souplesse te kunnen installeren is ook dat ze buigzaam zijn naar de onderneming zelf. Resultaat is dat ondernemer enteam nu heel wat uren teruggekregen hebben. De tijd die ze staken in herhalend werk konden ze nu rechtstreeks injecteren in de kwaliteit van hun dienstverlening. Ze hadden meer tijd om hun gasten van dienst te zijn. En weten dat dat allemaal maar begonnen is, door de problematiek op de agenda te plaatsen. Een Outlook openen, naar agenda, afspraak inplannen. Misschien is dat wel effectief de grootste stap: durven in de spiegel kijken. Het comfort van routine en ritme durven breken, om doorheen inefficiënties te breken, en vervolgens ruimte te creëren om meer en kwalitatievere producten of diensten aan de man te brengen.
De ondernemer was trouwens een echte organisatie. Lees hieronder hun volledige verhaal.
Ere wie ere toekomt (bronnen)
Samuelson, W., & Zeckhauser, R. (1988, March). Status quo bias in decision making. Journal of Risk and Uncertainty, pp. 7-59.
van der Voet, J. (2022, March). Search in Response to Negative Performance Feedback: Problem-Definition and Solution-Generation . Journal of Public Administration Research and Theory, pp. 43-62.
Veelgestelde vragen
Omdat AI vergroot wat er al is. Zitten je processen onduidelijk in elkaar en is je data versnipperd, dan worden fouten met AI net sneller verwerkt — en dus sneller vermenigvuldigd. AI geeft pas rendement op een stevige basis: duidelijke processen, betrouwbare data en integraties die aansluiten op hoe je bedrijf echt draait.
Meer dan je denkt. Een daling van slechts 10 tot 20 procent in fouten levert al 20 tot 30 procent minder administratiekosten op — voor een team van 10 al snel enkele duizenden euro’s per maand. Versnellen je administratieve processen met 30 tot 60 procent, dan stijgt je operationele marge met 5 tot 15 procent.
De kernvraag is niet óf je AI moet inzetten, maar of je klaar bent om dat goed te doen. Je bent er klaar voor wanneer je helder zicht hebt op hoe je vandaag werkt: waar data stromen, waar waarde ontstaat en waar tijd en marge verloren gaan. Onze gratis zelftest helpt je dat in vijf minuten in te schatten.
Bedrijfsprocessen optimaliseren begint met begrijpen vóór bouwen. Via gerichte gesprekken en workshops ter plaatse brengen we je werking in kaart zoals ze écht is — niet om alles te hertekenen, wel om te zien waar de hefbomen zitten: wat overtollig is, wat dubbel werk creëert en wat net noodzakelijk is. Het resultaat is een concreet actieplan met quick wins en structurele verbeteringen.
Nee. Je hoeft je werking niet bruusk om te gooien — je bouwt verder op wat je met je team al hebt opgebouwd. Zelfs kleine, gerichte technologische uitbreidingen maken vaak al een groot verschil. Zo groeit je onderneming efficiënter en consistenter, klaar voor de volgende stap.
