Je ERP draait en toch nog veel admintijd: hoe komt dat?
Wie het werk elke dag doet, en je weet welke collega's dat zijn, heeft het al lang opgemerkt. Een bestelling komt binnen via mail, WhatsApp, telefoon of postduif en je mensen typen ze over in je ERP. Ze houden naast het pakket een Excel bij, omdat net dat specifieke proces niet voorzien was in het pakket. Op de werf of in de werkplaats noteert iemand de uren op papier en op kantoor geeft een collega ze opnieuw in. Informatie wordt doorgebeld of in uiteenlopende chats gedeeld. En de gegevens in je ERP worden niet altijd even consequent ingevoerd. Wonder boven wonder sluipen er geen fouten in de offertes, en mocht dat toch zo zijn, dan zet iemand van je team dat weer recht.
En toch, je zou graag een hoop van dat manuele werk automatisch zien lopen.
Een ERP-pakket hebben is dus niet zaligmakend. Het betekent niet, tegen menige verwachting in, dat alles vanzelf gaat. Wakefield Research bevroeg in opdracht van Intuit bedrijven met 10 tot 100 medewerkers. Bij die bedrijven bleef 32% van de mogelijkheden van hun ERP ongebruikt, en 84% vond hun ERP te groot voor wat ze echt nodig hadden (Intuit, 2021). Je betaalt dus voor functies die je niet of nauwelijks gebruikt, terwijl de functies ontbreken die je nodig hebt om je bedrijf uit te bouwen en je te onderscheiden van je concurrenten.
Dat verklaart waarom ondernemers opnieuw naar software op maat kijken. Met software op maat behoud je je ERP en bouw je er gericht op bij. Je kan al je systemen met elkaar verbinden: van de invoer van bestellingen over aankoop en de productievloer tot het magazijn, de vrachtwagen en de interventies bij klanten. Belangrijker nog: net daar breng je de band met je klanten tot uiting, en dat beetje meer dat je voor hen wil doen. Je richt de software in zoals jij zaken wil doen.
Schoenen die knellen wil je verruimen
Een ERP-pakket is gebouwd voor zoveel mogelijk bedrijven tegelijk. De leverancier bouwt wat de meeste van zijn klanten nodig hebben. Loopt het bij jou op een punt anders, dan pas je je werkwijze aan het pakket aan, of je houdt ernaast een Excel bij.
Ook de koppelingen bepaalt de leverancier. Bestaat er geen koppeling met je offertetool, je planning of de machines op je werkvloer, dan typt iemand de gegevens met de hand over. Vraag je de leverancier om een aanpassing, dan komt de vraag op de lijst, naast die van alle andere klanten. Je leverancier beslist dan wat erbij komt en wanneer, maar jij wil wel vooruit.
Werk dat elk bedrijf op dezelfde manier doet, zoals de boekhouding, ondersteun je dus met standaardsoftware. Voor werk waarin je verschilt en waarmee je je wil onderscheiden van andere bedrijven, laat je software bouwen die bij jouw specifieke werkwijze past (Gartner, 2012).
Bedrijven groeien immers zelden dankzij die standaardprocessen. Ze groeien dankzij wat ze net anders doen: de klant die nog altijd een PDF mailt, de vertegenwoordiger die bestellingen op zijn iPad noteert, de productconfiguratie die alleen je verkoper echt door en door kent. Daar zit de voorsprong, en net daar kan software op maat een aanvullende hefboom betekenen.
Standaard en maatwerk hand in hand
Software op maat vult aan waar je ERP vandaag nog manueel werk aan je team overlaat. Dit verandert er in een gewone week:
- Aanvragen en pakbonnen uit je mailbox staan klaar in je ERP, zonder dat iemand ze overtypt.
- Je ziet je marge al tijdens de opmaak van een offerte.
- Uren en materiaal van de werf of de werkplaats komen rechtstreeks in je ERP.
- Je magazijnmedewerkers picken met een app op hun handscanner, met de artikels uit je ERP.
- Je planning, je webshop en je CRM werken met dezelfde gegevens als je ERP.
Of dat met een koppeling, een app of een AI-agent gebeurt, maakt een grondige analyse uit. Deze gerichte software & AI-oplossingen komen hoe dan ook tussen je werking en je systemen. Een bestelling die binnenkomt via mail, als PDF, via EDI of als spraakbericht, komt zo op één plek terecht en gaat van daar automatisch naar je ERP.
Gerichte maatwerkmodules werken ook met wat je al hebt lopen: Exact Online, Business Central, Billit, Bouwsoft, Robaws, Cafca, een planning in een rekenblad of oude software die niemand nog durft aan te raken. Alles errond kan geautomatiseerd worden.
Wat het andere bedrijven opleverde
Econoom James Bessen van Boston University onderzocht Amerikaanse sectoren en vond een sterk verband tussen investeringen in eigen software en de groei van de grootste bedrijven per sector. In sectoren die veel IT gebruiken, halen de vier grootste bedrijven meer omzet per medewerker en hogere marges dan kleinere bedrijven in dezelfde sector (Journal of Law and Economics, 2020).
Bij klanten van Ingenix zie je wat software op maat in de eigen werking oplevert:
In elk van die gevallen werd enkel gebouwd wat de werking nodig had. Voor het team betekende dat telkens meer ruimte en tijd voor ander werk. Bij X-Care verwerkt hetzelfde team grotere volumes op één platform. Bij Veldt Infra kreeg elke medewerker vijf uur per week terug voor ander werk. Zo groei je zonder voor elke stap extra mensen aan te werven, en haal je je groeidoelstellingen en je noorderster.
Ere wie ere toekomt
De inzichten in dit artikel zijn gebaseerd op recente onderzoeksrapporten en praktijkstudies rond productiviteit, digitale transitie, kostencontrole en AI-implementatie.
- Eurostat, Digital economy and society statistics: enterprises, 2025, ec.europa.eu
- Wakefield Research in opdracht van Intuit, Growing pains: mid-sized businesses are challenged to find right-sized digital tools, 2021, quickbooks.intuit.com
- James Bessen, Industry Concentration and Information Technology, Journal of Law and Economics, 2020, chicagounbound.uchicago.edu
- Gartner (Yvonne Genovese), Accelerating Innovation by Adopting a Pace-Layered Application Strategy, 2012, analytics.erp.ufl.edu
