Sneller dan de concurrentie
Openstaande shiften worden grotendeels automatisch gematcht en voorgesteld, waardoor X-Care reageert in minuten in plaats van uren, cruciaal in een markt waar snelheid de norm is.
Case study Medische sector
X-Care bedient klanten efficiënt met innovatieve planningsapp op maat.
De zorg in ons land staat onder hoogspanning. Overal zijn handen nodig: bij ziekte, een piek of een onverwachte nachtshift. Met YuGo, een gericht gebouwd planningsplatform, matcht en bevestigt personeelverstrekker X-Care zorgshiften nu grotendeels automatisch van aanvraag tot contract. Wat vroeger manueel uren nam, is nu een kwestie van minuten geworden. Soms seconden.
- 50aanvragen per dag
- 1500+shiften per maand
- 3portalen in 1 platform
Over X-Care
Over X-Care.
X-Care is de zorgtak van Planet Group, een van de grootste detacheringsgroepen van het land, met vestigingen in Vlaanderen, Brussel en Wallonië. Dagelijks brengt X-Care zorgpersoneel, verpleegkundigen, freelancers en andere profielen in contact met ziekenhuizen en zorginstellingen van verschillende groottes en met verschillende noden. Dat gebeurt zowel op lange termijn als, steeds vaker, op de korte termijn: bij ziekte, een piek of een nachtshift moet er soms binnen enkele minuten een geschikte werkkracht gevonden worden. Bij grote klanten lopen die aanvragen op tot 1.500 shiften per maand, met soms 50 of meer aanvragen op één dag. Om die stroom vlot, correct en snel genoeg te beheren, had X-Care nood aan een gericht planningssysteem op maat van de specifieke noden binnen de zorgsector.
Het probleem
"Je wordt door de markt verplicht om te automatiseren. Het is soms echt secondenbusiness: ben je niet snel genoeg met een voorstel, dan is de shift weg en vult de concurrentie ze in."
— Nick Smeyers, Innovation Manager, X-Care
.
Secondenbusiness
Aanbestedingen lopen via een cascadesysteem tot vier niveaus: wie een openstaande shift niet meteen invult, geeft ze door aan de concurrentie. Snelheid is hier onontbeerlijk.
Manueel via mail en Excel
Grote volumes aanvragen, tot 50 à 70 tegelijk, werden grotendeels manueel opgevolgd via e-mail en Excel, aangevuld met standaardplanningssoftware die niet op de specificiteit, volumes, en complexiteit van het bedrijf was afgestemd.
Afhankelijk van persoonlijke kennis
Goede matching leunde sterk op wat ervaren recruiters uit het hoofd onthielden met alle gevolgen en risico’s van dien.
De oplossing
Van losse mails en een generieke planningstool is X-Care geëvolueerd naar een holistisch platform op maat, gebouwd net voor de specifieke uitdagingen in de sector en de noden van het bedrijf..
Geautomatiseerde matching met portalen voor elke partij
X-Care bouwde, samen met Ingenix-AI-Driven Efficiency, het planningsplatform yugo, gekoppeld aan het centrale kandidatensysteem Carerix. Wanneer een klant een shift opent, rangschikt een scoregestuurde matching-engine automatisch de meest geschikte krachten, op basis van regio, kwalificatie, statuut en eerdere opdrachten. Via eigen portalen zien medewerkers openstaande shiften en geven ze beschikbaarheden door, terwijl klanten zelf shiften plaatsen en kandidaten bevestigen. E-mail, portaal of whatsapp: elke partij kiest haar kanaal. Zo verloopt alles, van aanvraag tot contract, in één vlotte, grotendeels geautomatiseerde flow.
Wat erin zit
Geautomatiseerde score based matching
Wanneer een klant een shift opent, rangschikt een scoregestuurde matching-engine automatisch de meest geschikte krachten, op basis van regio, kwalificatie, statuut en eerdere opdrachten.
Multi-channel stakeholderportalen
Via eigen portalen zien medewerkers openstaande shiften en geven ze beschikbaarheden door, terwijl klanten zelf shiften plaatsen en kandidaten bevestigen.
Semigeautomatiseerde korte-, middellange- en langetermijnplanning
Matching, voorstellen, bevestigingen en communicatie lopen via het systeem in plaats van via losse mails en Excel, wat administratie en foutenlast terugdringt.
Resultaten
Wat het opleverde.
Geen rapport met beloftes, maar tastbare impact.
Meer volume, dezelfde mensen
Dankzij automatisering en self-service verwerkt het team veel grotere pieken zonder evenredig meerwerk, tot 1.500 shiften per maand bij grote klanten.
Vlotter voor medewerkers én klanten
Zorgkrachten stellen zich proactief beschikbaar en klanten beheren hun shiften zelf, elk via hun eigen portaal en voorkeurskanaal — meer overzicht en controle voor iedereen.
1500+
Shiften efficïent beheerd
Matching, voorstellen, bevestigingen en communicatie lopen via het systeem in plaats van via losse mails en Excel, wat administratie en foutenlast terugdringt.
Het traject
Van analyse tot livegang.
Analyseren
We onderzochten welke efficiëntieoplossingen het nauwst aansloten bij de specifieke uitdagingen van X-Care.
Vlotter krijgen
Waar relevant bouwden we gerichte efficiëntieoplossingen om de werking van X-Care vlotter te krijgen, zonder ze overhoop te gooien.
Vinger aan de pols
Na oplevering blijven we X-Care ondersteunen bij verdere innovatie van hun werking.
"Je wordt door de markt verplicht om te automatiseren. Het is soms echt secondenbusiness: ben je niet snel genoeg met een voorstel, dan is de shift weg en vult de concurrentie ze in."
Ook efficiënter werken?Plan een gesprek
Planningsapplicaties
Plan ploegen, werven, materialen en machines in grote volumes, vooraf ingevuld op basis van capaciteit, actuele data en context.
Meer info
Manueel invoerwerk terugdringen
Medewerkers moeten data zelf manueel invullen.
Meer info
Systemen koppelen
Zonder koppeling met kernsystemen moeten medewerkers voortdurend schakelen tussen programma’s en dat kost tijd.
Meer info
Meer cases
Ook deze klanten
wonnen tijd
Hoeve Maedelstede
"Door met Ingenix samen te werken ontstond het reservatieaanvraagplatform. Resultaat? Minder tijd naar beantwoorden van dezelfde vragen!"
ReservatieaanvraagplatformUZ Gent
1 uur
minder administratie per zorgverlener per dag
Elektronisch patiëntendossier (EPD)Veldt Infra
van 7 naar 2 uur
administratie per medewerker per week
Platform voor werkbonadministratieEen ander probleem
om op te lossen?
Vertel ons waar het bij jou vastloopt.
We bekijken wat er mogelijk is.
